دانشگاه سیستان و بلوچستان حفظ حریم خصوصی کاربران و صیانت از اطلاعات و داده‌های آنان را از اصول اساسی ارائه خدمات الکترونیکی خود می‌داند.
اطلاعات شخصی هر فرد بخشی از حریم خصوصی وی محسوب می‌شود و حفاظت از این اطلاعات علاوه بر حفظ حقوق و امنیت کاربران، موجب افزایش اعتماد آنان به خدمات و سامانه‌های الکترونیکی دانشگاه خواهد شد.
هدف از این بیانیه، آگاه‌سازی کاربران در خصوص نوع اطلاعاتی است که هنگام مراجعه به پرتال و استفاده از خدمات الکترونیکی دانشگاه دریافت یا پردازش می‌شود، دلایل جمع‌آوری این اطلاعات، نحوه استفاده از آنها و اقدامات دانشگاه برای حفاظت و صیانت از داده‌های کاربران.
دانشگاه تلاش می‌کند صرفاً اطلاعاتی را از کاربران دریافت کند که برای ارائه خدمات، انجام وظایف قانونی و سازمانی، تأمین امنیت خدمات و بهبود کیفیت سامانه‌ها ضرورت داشته باشد.
۱. تعهد دانشگاه به رعایت حریم خصوصی
دانشگاه سیستان و بلوچستان با رعایت قوانین و مقررات مربوط به حریم خصوصی، حفاظت از داده‌ها و ارائه خدمات الکترونیکی، خود را متعهد به حفظ و صیانت از اطلاعات کاربران می‌داند.
در همین راستا و مطابق نمونه ارائه‌شده در شیوه‌نامه ارزیابی وزارت علوم، دانشگاه با لحاظ ماده ۷ تصویب‌نامه شماره ۱۱۲۷۱۲۸ شورای عالی اداری مورخ ۱۳۹۵/۱۲/۲۸، اصل بر حفظ حریم خصوصی کاربران و دریافت صرفاً اطلاعات موردنیاز برای ارائه خدمات است.
اطلاعات کاربران جز در حدود قوانین و مقررات، الزامات قانونی، وظایف دانشگاه و موارد ضروری برای ارائه خدمت، در اختیار اشخاص یا مؤسسات غیرمرتبط قرار نخواهد گرفت.
۲. اهداف جمع‌آوری و پردازش اطلاعات
اطلاعات کاربران حسب نوع خدمت و سامانه ممکن است با اهداف زیر دریافت و پردازش شود:
- ارائه خدمات آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، اداری، رفاهی و سایر خدمات دانشگاه؛
- احراز هویت کاربران و مدیریت دسترسی آنان به سامانه‌های دانشگاه؛
- تشکیل، تکمیل و نگهداری پرونده‌های مرتبط با دانشجویان، اعضای هیئت علمی، کارکنان و سایر خدمت‌گیرندگان؛
- اطلاع‌رسانی و برقراری ارتباط با کاربران؛
- ارسال پیام‌های مرتبط با خدمات، درخواست‌ها یا فرآیندهای دانشگاه؛
- تأمین امنیت پرتال، سامانه‌ها و حساب‌های کاربری؛
- شناسایی و بررسی خطاها، اختلالات و مشکلات فنی؛
- پیشگیری، شناسایی و بررسی استفاده غیرمجاز یا سوءاستفاده از سامانه‌ها؛
- تهیه آمار و گزارش‌های مدیریتی و تحلیلی؛
- بررسی نحوه استفاده کاربران از پرتال و خدمات الکترونیکی؛
- بهبود کیفیت، کارایی و تجربه استفاده از خدمات دانشگاه؛
- انجام تکالیف قانونی و پاسخگویی به مراجع ذی‌صلاح در حدود قوانین و مقررات.
اطلاعات جمع‌آوری‌شده نباید خارج از اهداف مرتبط با فعالیت‌ها و وظایف دانشگاه مورد استفاده قرار گیرد.
۳. اطلاعاتی که ممکن است جمع‌آوری شود
متناسب با نوع خدمت یا سامانه مورد استفاده، ممکن است برخی از اطلاعات زیر دریافت یا پردازش شود.
الف) اطلاعات هویتی
از جمله:
- نام و نام خانوادگی؛
- کد ملی؛
- شماره شناسنامه؛
- تاریخ تولد؛
- شناسه‌ها و شماره‌های مرتبط با وضعیت تحصیلی یا استخدامی؛
- سایر اطلاعات هویتی موردنیاز برای ارائه خدمت.
ب) اطلاعات تماس
از جمله:
- شماره تلفن ثابت؛
- شماره تلفن همراه؛
- نشانی پستی؛
- پست الکترونیکی.
ج) اطلاعات آموزشی، پژوهشی و سازمانی
حسب نوع کاربر و خدمت، ممکن است اطلاعاتی مانند:
- مشخصات تحصیلی؛
- رشته و مقطع تحصیلی؛
- وضعیت آموزشی؛
- سوابق مرتبط با خدمات دانشگاه؛
- اطلاعات پژوهشی؛
- اطلاعات شغلی یا سازمانی؛
- اطلاعات موردنیاز برای ارائه خدمات دانشجویی، آموزشی و اداری
پردازش شود.
د) اطلاعات فنی و سیستمی
هنگام مراجعه به پرتال یا استفاده از خدمات الکترونیکی، ممکن است برخی اطلاعات فنی به‌صورت خودکار ثبت شود؛ از جمله:
- نشانی IP؛
- نوع مرورگر؛
- نوع و نسخه سیستم‌عامل؛
- نوع دستگاه مورد استفاده؛
- زمان و تاریخ مراجعه؛
- صفحات یا خدمات مورد استفاده؛
- مدت زمان استفاده از صفحات؛
- نشانی صفحه یا وب‌سایتی که کاربر از طریق آن به پرتال دانشگاه هدایت شده است؛
- اطلاعات فنی موردنیاز برای بررسی امنیت، عملکرد و خطاهای سامانه.
این اطلاعات عمدتاً برای تأمین امنیت، تحلیل عملکرد، رفع خطاها و بهبود کیفیت خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۴. استفاده از کوکی‌ها و فناوری‌های مشابه
پرتال دانشگاه ممکن است برای بهبود تجربه کاربری، حفظ تنظیمات کاربر، تحلیل نحوه استفاده از سایت و ارائه صحیح برخی خدمات از کوکی (Cookie) یا فناوری‌های مشابه استفاده کند.
کوکی، مقدار محدودی از اطلاعات است که هنگام استفاده از یک وب‌سایت توسط مرورگر ذخیره می‌شود و می‌تواند در مراجعات بعدی برای شناسایی برخی تنظیمات یا وضعیت‌های مرتبط با نشست کاربر مورد استفاده قرار گیرد.
استفاده از کوکی‌ها می‌تواند برای مواردی نظیر:
- حفظ تنظیمات و ترجیحات کاربر؛
- مدیریت نشست کاربری؛
- تهیه آمار استفاده از سایت؛
- تحلیل عملکرد صفحات؛
- افزایش امنیت خدمات
انجام شود.
کاربران می‌توانند تنظیمات مربوط به پذیرش یا حذف کوکی‌ها را از طریق مرورگر خود مدیریت کنند. با این حال، غیرفعال کردن برخی کوکی‌های ضروری ممکن است موجب اختلال در عملکرد بعضی از خدمات الکترونیکی شود.
۵. نحوه استفاده از اطلاعات کاربران
اطلاعات جمع‌آوری‌شده حسب مورد می‌تواند برای اهداف زیر استفاده شود:
- ارائه خدمات قانونی و دانشگاهی به دانشجویان، اعضای هیئت علمی، کارکنان و سایر کاربران؛
- تکمیل و مدیریت فرآیندهای آموزشی، پژوهشی، اداری و دانشجویی؛
- احراز هویت و کنترل دسترسی کاربران؛
- ارسال پیامک، پست الکترونیکی یا اعلان‌های مرتبط با خدمات؛
- ارسال کدهای فعال‌سازی یا تأیید هویت در صورت نیاز؛
- پیگیری درخواست‌ها و فرآیندهای کاربران؛
- بهبود کیفیت خدمات الکترونیکی؛
- تحلیل نحوه استفاده از پرتال و سامانه‌ها؛
- تهیه آمارهای موردنیاز دانشگاه؛
- ایجاد گزارش‌ها و پایگاه‌های آماری؛
- ارتقای امنیت و شناسایی فعالیت‌های غیرعادی یا غیرمجاز.
تا حد امکان، در گزارش‌های آماری و تحلیلی عمومی از اطلاعات به‌صورت تجمیعی یا بدون شناسایی مستقیم اشخاص استفاده خواهد شد.
۶. حفاظت و امنیت اطلاعات
دانشگاه سیستان و بلوچستان حفاظت از اطلاعات کاربران را موضوعی مهم دانسته و متناسب با امکانات، الزامات و ماهیت خدمات، اقدامات لازم را برای کاهش خطر دسترسی، افشا، تغییر، تخریب یا استفاده غیرمجاز از اطلاعات به کار می‌گیرد.
این اقدامات حسب نوع سامانه و اطلاعات می‌تواند شامل مواردی نظیر:
- اعمال کنترل‌های دسترسی؛
- احراز هویت کاربران؛
- محدودسازی دسترسی به اطلاعات براساس سطح دسترسی و نیاز سازمانی؛
- استفاده از ارتباطات امن در سامانه‌های الکترونیکی؛
- ثبت و پایش رویدادهای مرتبط با امنیت سامانه‌ها؛
- تهیه نسخه‌های پشتیبان در موارد موردنیاز؛
- اعمال تدابیر فنی و سازمانی برای حفاظت از سامانه‌ها؛
- به‌روزرسانی و نگهداری زیرساخت‌ها و سامانه‌ها؛
- بررسی و مدیریت رخدادها و مخاطرات امنیتی
باشد.
کارکنان و واحدهایی که حسب وظایف سازمانی به اطلاعات کاربران دسترسی دارند، صرفاً در حدود وظایف و مجوزهای تعیین‌شده مجاز به استفاده از این اطلاعات هستند.
۷. عدم افشای اطلاعات به اشخاص ثالث
دانشگاه اطلاعات شخصی کاربران را بدون دلیل موجه و خارج از حدود وظایف قانونی در اختیار اشخاص یا مؤسسات غیرمرتبط قرار نمی‌دهد.
ارائه یا تبادل اطلاعات ممکن است فقط در مواردی نظیر موارد زیر انجام شود:
- وجود الزام قانونی؛
- درخواست مراجع قانونی و ذی‌صلاح؛
- ضرورت تبادل اطلاعات با وزارت علوم، تحقیقات و فناوری یا سایر مراجع قانونی برای ارائه خدمت؛
- تبادل اطلاعات میان سامانه‌های مجاز و موردنیاز دانشگاه؛
- استفاده از پیمانکاران یا ارائه‌دهندگان خدمات فنی در حدود قرارداد، وظایف تعیین‌شده و الزامات محرمانگی؛
- مواردی که برای ارائه خدمت درخواست‌شده توسط کاربر ضرورت دارد.
در چنین مواردی نیز اصل بر محدود کردن اطلاعات به میزان موردنیاز خواهد بود.
۸. نگهداری اطلاعات
اطلاعات کاربران متناسب با نوع داده، هدف جمع‌آوری، الزامات قانونی، نیازهای عملیاتی و مقررات دانشگاه نگهداری می‌شود.
پس از رفع ضرورت نگهداری، اطلاعات حسب مقررات مربوط می‌تواند حذف، بایگانی یا به نحوی پردازش شود که امکان شناسایی مستقیم فرد از آن وجود نداشته باشد.
مدت نگهداری همه انواع اطلاعات لزوماً یکسان نیست و ممکن است براساس نوع خدمت و الزام قانونی متفاوت باشد.
۹. حقوق کاربران در خصوص اطلاعات خود
کاربران می‌توانند در چارچوب قوانین، مقررات و امکانات سامانه‌های دانشگاه نسبت به اطلاعات مربوط به خود درخواست‌هایی از قبیل موارد زیر داشته باشند:
- اطلاع از اطلاعات ثبت‌شده در سامانه‌های قابل دسترس؛
- درخواست اصلاح اطلاعات نادرست یا ناقص؛
- درخواست بررسی نحوه استفاده از اطلاعات؛
- اعلام اعتراض یا گزارش در خصوص استفاده نامناسب از اطلاعات؛
- درخواست توقف دریافت پیام‌های غیرضروری در مواردی که امکان انتخاب وجود دارد؛
- درخواست بررسی حذف اطلاعاتی که نگهداری آنها فاقد الزام قانونی یا سازمانی است.
بدیهی است برخی اطلاعات، به دلیل وجود تکالیف قانونی، سوابق آموزشی، مالی، اداری، استخدامی، امنیتی یا سایر الزامات دانشگاه، ممکن است قابل حذف فوری نباشد.
۱۰. مسئولیت کاربران
حفاظت از حریم خصوصی تنها به اقدامات دانشگاه محدود نیست. کاربران نیز لازم است برای حفاظت از اطلاعات خود:
- نام کاربری و رمز عبور خود را در اختیار دیگران قرار ندهند؛
- از رمز عبور مناسب استفاده کنند؛
- در پایان استفاده از سامانه‌های حساس از حساب کاربری خارج شوند؛
- از ورود اطلاعات حساب خود در صفحات ناشناس خودداری کنند؛
- موارد مشکوک یا احتمال سوءاستفاده از حساب کاربری را به دانشگاه اعلام کنند؛
- اطلاعات تماس خود را در سامانه‌هایی که امکان آن وجود دارد به‌روز نگه دارند.
۱۱. پیوند به وب‌سایت‌ها و سامانه‌های دیگر
ممکن است در پرتال دانشگاه پیوندهایی به وب‌سایت‌ها، سامانه‌ها یا خدمات متعلق به سایر دستگاه‌ها و سازمان‌ها وجود داشته باشد.
بیانیه حاضر ناظر بر پرتال و خدمات تحت مسئولیت دانشگاه سیستان و بلوچستان است و نحوه جمع‌آوری و استفاده از اطلاعات در وب‌سایت‌های مستقل خارج از دانشگاه تابع سیاست‌های حریم خصوصی همان مجموعه‌ها خواهد بود.
کاربران توصیه می‌شوند پیش از ارائه اطلاعات شخصی در سامانه‌های دیگر، سیاست‌های حریم خصوصی آنها را مطالعه کنند.
۱۲. رخدادهای خارج از اختیار دانشگاه
دانشگاه متناسب با امکانات و الزامات موجود، تدابیر لازم را برای حفاظت از اطلاعات کاربران اتخاذ می‌کند. با این حال، هیچ زیرساخت الکترونیکی را نمی‌توان به‌طور مطلق مصون از تمامی مخاطرات دانست.
تعهدات دانشگاه در زمینه حفاظت از اطلاعات در حدود قوانین، مسئولیت‌ها، امکانات و اقدامات متعارف امنیتی دانشگاه بوده و رخدادهایی که ناشی از اقدامات مجرمانه اشخاص ثالث، حوادث غیرمترقبه یا عوامل خارج از کنترل و مسئولیت دانشگاه باشند، حسب مورد تابع قوانین و مقررات مربوط خواهند بود.
۱۳. تغییرات این بیانیه
ممکن است این بیانیه در نتیجه:
- تغییر قوانین و مقررات؛
- تغییر خدمات دانشگاه؛
- توسعه سامانه‌های الکترونیکی؛
- تغییر الزامات امنیتی؛
- یا اصلاح فرآیندهای مرتبط با حفاظت از داده‌ها
به‌روزرسانی شود.
نسخه جاری این بیانیه همواره از طریق همین صفحه در دسترس کاربران خواهد بود.
تاریخ آخرین به‌روزرسانی: 1405/07/07
۱۴. ارتباط با دانشگاه در خصوص حریم خصوصی و صیانت از داده‌ها
کاربران در صورت وجود سؤال، درخواست، اعتراض یا گزارش مرتبط با حریم خصوصی و نحوه استفاده از اطلاعات خود می‌توانند از طریق راه‌های ارتباطی تعیین‌شده با دانشگاه تماس حاصل نمایند.
واحد پاسخگو: مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه سیستان و بلوچستان
پست الکترونیکی: ITM@itc.usb.ac.ir
شماره تماس: 6400-3113-054
نشانی: دانشگاه سیستان و بلوچستان، مدیریت فناوری اطلاعات
سامانه ثبت درخواست/تیکت: https://itc.usb.ac.ir/Ticketing